Output management

Als we kijken naar de technologische ontwikkelingen kunnen we niet anders dan concluderen dat er in de afgelopen 20 jaar heel veel is veranderd. We kunnen het zo gek niet bedenken of zaken zijn geautomatiseerd met een app. Heel anders is het als we kijken naar printen van informatie.

Het printen van lijsten is in veel gevallen verschoven naar een vorm van digitale archivering. Maar in basis is de manier van printen nagenoeg ongewijzigd gebleven. De veranderingen die we wel zien hebben betrekking op document opmaak, document productie en document productie in een multi-channel omgeving.

In de wereld van Enterprise Content Management ligt de nadruk met name op het archiveren van documenten en deze een integraal onderdeel laten worden van de bedrijfsprocessen. Bij de opzet van een ECM wordt in veel gevallen onvoldoende nagedacht aan het genereren van output. Eigenlijk heel vreemd als u bedenkt dat content creatie en content distributie bepalend zijn voor de uiting van uw organisatie.

Content creatie

De bedrijfsvoering van onze organisatie wordt geoptimaliseerd door het inzetten van specifieke bedrijfsapplicaties , denk aan HRM, ERP, Financieel, CRM en ga zo maar verder. Niet alleen worden hier documenten aan gekoppeld maar ook worden nieuwe documenten gemaakt aan de hand van de in deze applicaties aanwezige data en documenten.

Om efficiënt in te kunnen spelen op de behoefte van uw klant en of prospect is het dan ook wenselijk dat gewenste informatie eenvoudig kan worden geselecteerd, samengevoegd en getransformeerd in de gewenste lay-out. Door het toepassen van bedrijfsregels bent u uiteraard in staat om deze informatie toe te voegen aan het bijbehorende digitale dossier.

Document productie

Content creatie kan van toepassing zijn voor het maken van een document, maar ook onderdeel zijn van het publiceren van grote aantallen documenten. Traditioneel worden documenten nog steeds afgedrukt via de printer en per post verzonden. Langzaam zien we wel een toename in het elektronisch versturen van documenten ( met name facturen worden steeds meer per mail verzonden). Naast het opmaken van de documenten in lay-out is het zaak om ook alle metadatering mee te nemen in verband met de digitale archivering.

Tot zover een keurige beschrijving van hoe het kan en zou moeten.  Helaas constateren wij dat Enterprise Content Management zich in veel gevallen uit in SILO-vorming. Dit betekent dat informatie is opgeslagen in verschillende archieven met de daarbij behorende afwijkende opmaak. Wilt u in staat zijn om uw output;

  • Gepersonaliseerd
  • Efficiënt
  • Uniform

tot uiting te laten komen? Dan bieden wij met Riptide® een flexibele oplossing.

Met Riptide® bieden wij de mogelijkheid om output te genereren uit Enterprise Content Management systemen en oplossingen. Riptide® is een op webservices gebaseerde oplossing, ontwikkeld om documenten uit verschillende archieven te kunnen verzamelen en te combineren om deze vervolgens in standaard print- en documentformaten te kunnen distribueren. Riptide® maakt het mogelijk om grote hoeveelheden documenten samen te voegen en te integreren, onafhankelijk en gelijktijdig vanuit meerdere ECM systemen en van verschillende leveranciers.

Riptide® wordt veelal gebruikt in combinatie met ECM archieven en ondersteund hierbij Office applicaties, print systemen en image bestanden in een muti-channel omgeving. Hierdoor kan de output naar verschillende systemen worden gestuurd in verschillende bestandsformaten zoals print, online, e-mail, fax en nog veel meer.

De voordelen van Riptide®

  • Output kan bestaan uit wezenlijk verschillende documenten, in real time of in batch
  • Extraheert documenten/content uit verschillende ECM omgevingen
  • Distribueert in meerdere document formaten naar meerdere omgevingen
  • Biedt de mogelijkheid om de verstuurde output naar een gebruiker of taak te volgen
  • Lost de output problemen op, waarin ECM applicaties tekort schieten

Met Riptide® is het mogelijk om totaal verschillende soorten documenten uit een ECM systeem te selecteren en deze als nieuw output bestand aan te leveren aan een printer, fax, e-mail, een ander ECM systeem of om te zetten naar een ander formaat zoals bijvoorbeeld PDF. Grote voordeel van Riptide® is dat gebruikers de bestanden niet meer hoeven te openen met de originele gebruikers inferface. Met de Riptide® GUI ( Grafische User Interface) kan de gebruiker, ongeacht het formaat en achterliggende ECM omgeving de gewenste documenten selecteren en met een muisklik doorsturen naar de gewenste locatie. Riptide® werkt met ieder document type in combinatie met praktisch iedere ECM applicatie.  Samenvattend: Riptide® vereenvoudigt het proces om documenten te vinden en beschikbaar te stellen in alle vormen van output.