Digitale toegankelijkheid: #3 Alle documenten of On-demand?
Gaat het over digitale toegankelijkheid dan kun je niet om documenten heen. Zij zijn tenslotte de dragers van informatie voor jouw klanten en andere relaties. Een veelgehoorde vraag is of je alle documenten toegankelijk moet maken, of alleen on-demand? En met On-Demand bedoelen we uiteraard, het toegankelijk maken van uitsluitend die specifieke documenten.
De wet geeft je hier wat ruimte. Je hoeft niet alle documenten die je ooit hebt gemaakt alsnog toegankelijk te maken. Voor documenten waar toegankelijkheid relatief veel tijd en geld kost kun je een afweging maken voor de beste oplossing. Hou gewoon in de gaten wat maatschappelijk wenselijk is en wat verantwoord is voor je organisatie. Want niemand beschikt over een onbeperkte hoeveelheid mensen en middelen. We onderscheiden ongestructureerde documenten en gestructureerde documenten. Een voorbeeld van een ongestructureerd document is een brief of een verslag. Een voorbeeld van een gestructureerd document is een bankafschrift.
Ongestructureerde documenten
Nieuwe ongestructureerde documenten moet je toegankelijk maken voordat je ze verstuurt of archiveert. Je komt hierbij een eind met standaard office software. Maar houd hierbij in de gaten of je echt voldoet aan de criteria van de WCAG. Vraag je met decentrale aanpak eens af of alle uitgaande documenten echt aan de eisen voldoen en of je organisatie zeker compliant is. Je kunt hiervoor ook geautomatiseerde software gebruiken. In dat geval maak je het document en maakt het vervolgens toegankelijk. Hiervoor bestaat goede software en het kan zelfs online.
Voor bestaande ongestructureerde documenten kun je een proces inrichten om deze in één gang toegankelijk te maken. We zien dat organisaties overwegen om bestaande documenten alleen on-demand toegankelijk te maken. Dus alleen documenten die worden opgevraagd. Maar is dit wat we willen met toegankelijkheid ? Voor de klant is het document dan immers niet op dezelfde manier toegankelijk, terwijl dat is wat de wet beoogt.
Als laatste kijken we naar gestructureerde documenten, zoals een bankafschrift. Het toegankelijk maken van documenten moet hier worden geïntegreerd met document-compositie. Deze documenten kun je vooraf allemaal toegankelijk maken, gevraagd of ongevraagd. Dat vraagt samenwerking tussen de verschillende domeinen zoals klantservice, ict én toegankelijkheid. Voor de productie bestaan inmiddels geautomatiseerde oplossingen.
