De Wet Open Overheid (WOO), de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de European Accessibility Act (EAA) zijn drie belangrijke wetgevingen die elk hun eigen doel en belang hebben binnen de Europese en Nederlandse wetgeving. Echter, de combinatie van deze wetten creëert soms een uitdagend spanningsveld voor organisaties. In deze blog onderzoeken we hoe deze wetten elkaar kunnen bijten en wat de implicaties hiervan zijn voor organisaties die verplicht zijn om informatie openbaar te maken, terwijl ze ook moeten voldoen aan privacy- en toegankelijkheidseisen.
Het knelpunt
De Wet Open Overheid, de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de European Accessibility Act: een complex knelpunt
De Wet Open Overheid (WOO)
De WOO heeft als doel om de overheid transparanter te maken door burgers toegang te geven tot overheidsinformatie. Dit bevordert niet alleen de openheid en democratische controle, maar ook de betrokkenheid van burgers bij overheidsbesluiten en -activiteiten. Organisaties worden verplicht om bepaalde documenten en informatie openbaar te maken en beschikbaar te stellen.
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
De AVG beschermt de privacy van individuen door strenge regels te stellen aan de verwerking van persoonsgegevens. Deze verordening vereist dat organisaties zorgvuldig omgaan met persoonlijke gegevens en ervoor zorgen dat deze gegevens adequaat worden beschermd. Publicaties moeten daarom vaak geanonimiseerd worden om te voldoen aan de privacy-eisen van de AVG.
European Accessibility Act (EAA)
De EAA stelt eisen aan de toegankelijkheid van digitale informatie en diensten voor mensen met een beperking. Dit betekent dat documenten en informatie die door organisaties worden gepubliceerd, digitaal toegankelijk moeten zijn, zodat iedereen, ongeacht hun capaciteiten, toegang heeft tot deze informatie.
Het spanningsveld tussen WOO, AVG en EAA
Het probleem ontstaat wanneer deze drie wetten elkaar overlappen en tegenstrijdige eisen stellen aan organisaties. Hier zijn enkele knelpunten die kunnen optreden:
Publicatieplicht vs. privacybescherming
De WOO verplicht organisaties om informatie openbaar te maken, maar de AVG vereist dat deze informatie geen persoonsgegevens bevat, tenzij er een wettelijke grondslag voor is. Dit betekent dat organisaties vaak moeten overgaan tot anonimisering van documenten voordat deze gepubliceerd kunnen worden. Het anonimiseren van gegevens kan naast tijdsverlies ook leiden tot verlies van context en waardevolle informatie, wat de transparantie vermindert.
Anonimisering vs. toegankelijkheid
Documenten die geanonimiseerd zijn conform de AVG, verliezen vaak hun digitale toegankelijkheid volgens de Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) wat de basis van de EAA is. Anonimisering kan bijvoorbeeld leiden tot het verwijderen van metadata of het gebruik van technieken die het moeilijk maken voor schermlezers en andere assistieve technologieën om de inhoud te interpreteren. Hierdoor kunnen geanonimiseerde documenten minder toegankelijk worden voor mensen met een beperking, wat in strijd is met de eisen van de EAA.
Complexiteit, kosten en tijdsdruk
Het voldoen aan de eisen van zowel de WOO, AVG als de EAA kan een complex en kostbaar proces zijn voor organisaties. Er is gespecialiseerde kennis en technologie nodig om documenten zowel te anonimiseren als toegankelijk te maken. Daarnaast moeten organisaties ervoor zorgen dat ze binnen geldende termijnen publiceren
De oplossing vereist een overkoepelende aanpak
Omdat deze drie wetten in contradictie met elkaar kunnen zijn, is een overkoepelende aanpak gebaseerd op vergaande integratie noodzakelijk. Alleen op deze manier is het mogelijk om aan de wetgeving te voldoen zonder dat de ene wet ten koste gaat van de andere. Deze aanpak bestaat uit een aantal stappen.
1. Documenteninventarisatie
Voor een succesvol proces is het essentieel om eerst een grondig inzicht te krijgen in de huidige situatie. Het is belangrijk om te weten in welke formaten de bestanden worden aangeleverd die geanonimiseerd moeten worden, omdat er vaak een conversieslag naar PDF nodig is. Daarnaast is het van belang om te bepalen of de documenten machinaal leesbaar zijn. Indien dit niet het geval is, moet er bij getypte tekst een Optical Character Recognition (OCR)-laag worden toegevoegd, of handschriftherkenning worden toegepast bij handgeschreven tekst.
2. Workflow-inventarisatie
Voor een werkbare oplossing moet deze naadloos passen binnen de workflow van de gebruiker. Bij veel organisaties wordt bijvoorbeeld het vier-ogen-principe gehanteerd in het kader van de Wet open overheid (WOO). Ook de rollen van behandelaar, controleur, contactpersoon en andere medewerkers, evenals hun taken en verantwoordelijkheden, moeten in kaart worden gebracht.
3. Het juiste gereedschap
Voor de verschillende processtappen is specifieke technologie vereist. Het juiste gereedschap is hierbij cruciaal. Als de OCR-technologie niet voldoet, kan de anonimisering niet correct worden uitgevoerd, wat ook afhankelijk is van een juiste conversie. De anonimisering moet geautomatiseerd en zeer nauwkeurig zijn. Dit geldt ook voor het digitaal toegankelijk maken van documenten. Alle tools moeten zijn ontworpen met een focus op kwaliteit en nauwkeurigheid, en moeten in staat zijn een audit trail te genereren.
4. Integratie van tools
Idealiter worden alle tools geïntegreerd in één oplossing met een gebruiksvriendelijke interface. Het is inefficiënt en omslachtig om aparte tools te gebruiken voor conversie, OCR/handschriftherkenning, privacy detectie, anonimisering en digitale toegankelijkheid. Een geïntegreerde oplossing bespaart tijd en vermindert de complexiteit.
5. Integratie in workflow
Wanneer deze tools onderdeel van de oplossingen geworden zijn, moet de oplossing worden geïntegreerd in de bestaande workflow en ondersteund worden door duidelijke procedures. Hierdoor wordt bijvoorbeeld het vier-ogen-principe gewaarborgd en heeft elke gebruiker alleen toegang tot de voor hem of haar bestemde documenten. Dit maakt de oplossing gebruiksvriendelijk en zorgt ervoor dat organisaties consistent voldoen aan de vereisten van de WOO, AVG en EAA.
6. Training en bewustwording
Binnen veel organisaties ontbreekt het aan voldoende kennis en bewustzijn, wat het draagvlak voor oplossingen op het gebied van digitale toegankelijkheid kan ondermijnen. Een algemene workshop over het belang van digitale toegankelijkheid kan hierbij sterk helpen. Daarnaast is het belangrijk om enkele medewerkers binnen de organisatie beter te trainen zodat zij afwijkende documenten correct kunnen behandelen.
OD-Solutions Nederland B.V. biedt een totaalpakket aan waarbij in overleg met de klant alle stappen zorgvuldig worden doorlopen om tot een perfect op maat gemaakte softwareoplossing te komen die naadloos aansluit bij de behoeften en werkwijze van de desbetreffende organisatie.
Conclusie
Om dit complexe probleem genaamd het knelpunt te tackelen is er meer nodig dan extra kennis of een enkele tool. Een overkoepelende aanpak is vereist voordat een organisatie kan publiceren conform de WOO, AVG en de EAA. Met deze aanpak is het complexe probleem grotendeels gereduceerd tot een aantal eenvoudige handelingen.
Vincent Dam
Accountmanager
