info@od-solutions.nl
+31(0) 344 60 63 63

De kunst van het vinden!

De kunst van het vinden!

Geplaatst door: Charel van Ommeren
Categorie: Blog, Geen categorie

We kunnen er niet omheen. Heel Nederland is in de ban van een ongenode gast “Corona”.

Met de maatregelen die de overheid heeft moeten nemen, komt de sneltrein piepend en krakend tot stilstand. Iedereen ondervindt hiervan al de gevolgen.

Sommige bedrijven moeten sluiten, andere bedrijven vragen aan hun medewerkers om zoveel mogelijk vanuit huis te werken. Automatisch kom je dan ook bij de vraag of je wel de beschikking hebt over al je documenten, informatie om je werk goed uit te kunnen voeren.

Voor grote organisaties is dit vaak allemaal goed geregeld. Ze zijn gewend om digitaal te werken.  Vaak is er in deze gevallen een Document Management Systeem (DMS) voorhanden die voldoet aan alle wet- en regelgeving. Zo wordt alle inkomende post gescand en via workflow processen toegekend aan personen of afdelingen die voor de verdere afhandeling zorgen. Antwoorden, acties en afspraken zijn onderdeel van het dossier en medewerkers krijgen notificaties als er acties benodigd zijn. Vanuit dit proces is alle benodigde informatie altijd beschikbaar voor deze thuiswerker.

 

Maar een feit is, dat het merendeel van de Nederlandse bedrijven niet beschikt over een DMS. Documenten worden opgeslagen in netwerkmappen, One-drive, Google drive, iCloud of misschien wel in website/intranet site. Als gebruikers dan ook een afwijkende benaming gebruiken voor het opslaan van een document, is de kans heel erg groot dat een document niet heel eenvoudig meer gevonden kan worden. Wij noemen dit kwijtbergen.

Een andere grote uitdaging zit in het terug kunnen vinden van gescande documenten, of bouwtekeningen (zoals CAD-tekeningen). Deze gescande documenten worden gezien als images (plaatjes) en zijn derhalve niet doorzoekbaar.

Herkent u zich in bovenstaande, en kost het uw organisatie ook veel tijd om informatie te vinden. Wellicht hebben wij dan voor u de oplossing om het probleem van “Kwijtbergen” weg te nemen. Met een eenvoudige oplossing en door gebruik te maken van maandabonnementen bent u gevrijwaard van hoge investeringen. 

Bent u nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden? Neem gerust contact op met OD- Solutions Nederland BV. Ons team staat u graag te woord.

U kunt ons bereiken via sales@od-solutions.nl of door te bellen naar 0344-606363

Auteur: Charel van Ommeren

Geef een reactie