Digitale toegankelijkheid #2 In welke stap van het documentproces moet je documenten coderen

Een belangrijke vraag voor het toegankelijk maken van digitale documenten is op welk moment je dat moet doen. Doe je dat bij het schrijven of de compositie van een document of pas later? Bestaande documenten moeten sowieso achteraf toegankelijk worden gemaakt, hiervoor kun je denken aan eenmalige codering van alle documenten. 

Een optie is om nieuwe document altijd toegankelijk te maken en daarna op te slaan in het DMS of archief. Een andere optie is om alleen die documenten te coderen die worden geopend of aangevraagd. Elke aanpak heeft voordelen, nadelen en risico’s. De keuze hangt natuurlijk af van het soort organisatie en de klanten. Maar de implementatie van digitale toegankelijkheid van een organisatie is op zich al complex genoeg. Daarom moet de gekozen oplossing en software zou eenvoudig mogelijk zijn. Daarmee bedoelen we modulair, flexibel maar ook inpasbaar in het dagelijkse werk van medewerkers. Helemaal automatisch is misschien wat veel gevraagd. Toch moet het veel eenvoudiger en sneller dan de huidige methodes. We willen immers af van het handmatige, complexe en tijdrovende proces. Het gaat om snelle bediening van de klant en de doelgroep: mensen met een functionele beperking.