Voor veel organisaties is het toegankelijk maken van digitale documenten compleet nieuw. Er moeten keuzes worden gemaakt zonder duidelijk beeld van de impact. Het gaat om dienstverlening en ook nog eens aan een kwetsbare doelgroep. Tegelijkertijd streven organisaties naar efficiëntie en lage kosten. Hoe vind je de balans? 

Het coderen van bestaande documenten kost tijd en geld.
Daarom moet de oplossing die je hiervoor gebruikt zowel functionaliteit bieden als nauwkeurig en efficiënt coderen. 

WDO en WCAG

Vaak wordt de vraag gesteld voor hoeveel documenten dat nodig is. Als je compliant wilt zijn met de WDO, de Wet Digitale Overheid en met de succesfactoren in de WCAG, zou je kunnen denken dat je alle documenten toegankelijk moet maken. Maar in de praktijk is dat niet haalbaar. Organisaties kunnen duizenden documenten hebben of miljoenen. Je kunt die niet volledig geautomatiseerd toegankelijk maken en handmatig is geen praktische optie.
Wat als je zowel goede diensten wilt verlenen, als je wilt voldoen aan de regels en je kosten zo laag mogelijk wilt houden?  

Er wordt gesteld dat ongeveer 5% van de beschikbare documenten wordt opgevraagd in een toegankelijk formaat, d.w.z. voor iemand uit de doelgroep met een functionele beperking. Het is echter niet vooraf bekend welke documenten dat zijn. Je zou dan kunnen overwegen om documenten toegankelijk te maken op verzoek, dat noemen we “on-demand”. Je kunt dat ook in je toegankelijkheidsverklaring opnemen. Een voordeel is dat je alleen tijd en geld spendeert aan documenten die echt opgevraagd worden. Dit levert je dus een besparing op overbodige codering, herstelwerk en opslagkosten. Maar on-demand betekent ook dat je snel of zelfs direct levert. Het on-demand proces moet dus snel en effectief verlopen. De werking van de gebruikte software maakt hier het verschil voor uw dienstverlening. Als het resultaat voor de doelgroep hetzelfde is, maak je daarmee een verantwoorde keuze voor een forse besparing.