Digitale toegankelijkheid: hoe verder met ongestructureerde content?

Digitale toegankelijkheid: hoe verder met ongestructureerde content?

Nederland als waterland, is bekend om haar mooie rivieren die slingerend door het landschap kronkelen. Deze rivieren ontstaan door het water dat de minste weerstand opzocht.

Automatisering lijkt verdacht veel op het gedrag van het water. We kiezen de richting met de minste weerstand.  Voordeel is dat je snel stappen maakt maar het is niet altijd optimaal.  We hebben niet voor niets kanalen gegraven om sneller ons doel te kunnen bereiken. Snelwegen zijn aangelegd om sneller van A naar B te kunnen reizen. Maar gek genoeg blijken we niet altijd efficiënt om te gaan met onze digitalisering.

Automatisering

Structuur en structureren zijn belangrijke uitgangspunten van automatisering. Ieder automatiseringsproject start met gestructureerde informatie. Denk aan het automatische herkennen van formulieren en verwerken van facturen. Of het inrichten van Business Intelligence oplossingen, die gebruik maken van een gestructureerde databases. Inmiddels weten we dat dit veel heeft bijgedragen in het efficiënter maken van processen.

Ongestructureerd

Maar niet alles in het leven is gestructureerd. Een veel groter deel van alles is ongestructureerd. Een aanvraag loopt net iets anders dan het standaard proces. De informatie is opgeslagen op de verkeerde locatie etc. etc. Ook deze uitzonderingen hebben we met workflow en processen verder geautomatiseerd. Maar voor de echte ongestructureerde content is nog altijd weinig aandacht.

Digitale toegankelijkheid

En dit zien we ook terugkomen in de digitale toegankelijkheid. Om te voldoen aan de wet digitale overheid is er vol ingezet op het toegankelijk maken van websites (gestructureerde content). Maar de onderliggende content zoals pdf-documenten, zijn bijna niet meer terug te vinden. Ook wordt vol ingezet op het structureren van processen. Hiermee verzeker je jezelf ervan dat het uiteindelijke document als toegankelijk document wordt gecreëerd.

De weg van de minste weerstand

Waar ik begon met de mooie rivieren en de minste weerstand, zien we dit ook terugkomen bij de implementatie van digitale toegankelijkheid. Onderstaand geven wij u een paar voorbeelden:

• Pdf-documenten vervangen door HTML pagina’s
• Documenten van de site halen
• Inzetten op documentgeneratoren en sjablonen
• Pdf-documenten dienen vanaf 1 juli 2018 toegankelijk te zijn

Graag licht ik dit toe.

Pfd-documenten vervangen door HTML

Het voordeel van een webpagina, is dat je veel technische gereedschappen tot je beschikking hebt om een pagina toegankelijk te maken. Zo kan bijvoorbeeld het letterformaat dynamisch worden aangepast, kleur en contrasten eenvoudig aangepast worden etcetera etcetera.

Maar alles vervangen door HTML levert ook uitdagingen op!

• Hoe archiveer je deze pagina’s?
• Hoe waarborg je versiebeheer?

Documenten van de site halen

Waar een medewerker eerst een document kon schrijven en publiceren, moet dit nu worden doorgezet naar een webeditor. Dit kost tijd, ook het downloaden van de informatie is voor de klant/burger niet meer mogelijk. Dit betekent dan ook dat de dienstverlening vermindert.

Inzetten op documentgeneratoren en sjablonen

Voor veel processen kan gebruik gemaakt worden van standaard tekstblokken. Document generatoren zijn dan ook een perfecte oplossing bij standaard gebruik. Maar zodra een gebruiker iets toevoegt of wijzigt is het document niet meer toegankelijk.  

Pdf-documenten dienen vanaf 1 juli 2018 toegankelijk te zijn

In het “Tijdelijk Besluit Digitale Toegankelijkheid” is bepaald dat websites en mobiele apps van Nederlandse overheidsinstanties moeten voldoen aan de toegankelijkheidseisen. De eisen zijn gebaseerd op de toegankelijkheidsnorm WCAG 2.1,niveau A+ en AA.  Hierover moet verantwoording worden afgelegd in een toegankelijkheidsverklaring.

Om aan dezen norm te voldoen, zijn oude Pdf-documenten veelal van de websites gehaald, en in veel gevallen naar een andere locatie verplaatst. Dit zorgt voor een slechte vindbaarheid en is klantonvriendelijk.

Struisvogel

De WCAG 2.1 biedt een leidraad om te komen tot digitale toegankelijkheid. In de toegankelijkheidsverklaringen wordt onvoldoende stil gestaan bij bovenstaande punten.  De discussie wordt te veel gevoerd over wat niet kan en misschien nog niet compleet is, in combinatie met moeilijke zaken weg te laten. Laten de struisvogeltactiek voor wat het is, en constructief gaan inzetten op het bouwen van kanalen waarmee we de inefficiëntie een halt toe gaan roepen.

De toekomst begint bij het openstellen voor verandering

Overheidsinstellingen maken grote stappen op het gebied van digitale toegankelijkheid gebaseerd op gestructureerde content. Zoals aangegeven zit de uitdaging in de ongestructureerde content. Binnen OD-Solutions Nederland beschikken wij over oplossingen en diensten om u hierbij te begeleiden.

Voor het digitaal toegankelijk maken van uw oude pdf-documenten bieden wij een zeer aantrekkelijke dienst aan. Deze werkzaamheden worden mede gedaan door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Bent u benieuwd wat wij hierin voor u kunnen betekenen, neem dan gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek.