Inclusie begint bij jezelf!

Bij OD-Solutions zijn wij van mening dat ieder proces start met een document. Daarom vinden wij het belangrijk dat het werken met en kunnen gebruiken van documenten voor iedereen mogelijk moet zijn. Naast kennis van processen en AI-toepassingen kunnen we veel automatiseren en robotiseren. Je zou denken dat iedereen hier profijt van kan hebben. Dat blijkt helaas niet het geval voor mensen die leven met een visuele auditieve, fysieke of andere beperking. De meeste openbare documenten zijn niet digitaal toegankelijk en dat beperkt de mogelijkheden om mee te doen in de huidige digitale maatschappij.

WCAG

Dit was voor OD Solutions dan ook reden om ons te gaan verdiepen in de mogelijkheden om documenten toegankelijk te maken voor mensen die leven met een beperking. Omdat wij werken met allerlei hoogwaardige technologieën, stelden wij ons de volgende vraag:

Is het mogelijk om eenvoudig zelf toegankelijke PDF documenten te maken? Als je je hierin verdiept kom je al snel in aanraking met de WCAG (Web Content Accessibility Guidelines).

Constatering

Door de digitalisering is het gebruik van Internet niet meer uit onze maatschappij weg te denken. Websites zijn er in overvloed, van webshops tot informatief en alles wat er tussenin zit. De grafische kunstwerken tuimelen als het ware over elkaar heen, met als doel aandacht te trekken voor de steeds kritischer wordende internetgebruiker. Om de websites toegankelijk te maken voor iedereen, zijn de richtlijnen van de WCAG het uitgangspunt. Vanuit OD Solutions zien wij dan ook dat er veel aandacht uitgaat naar digitale toegankelijkheid, maar dat deze zich concentreert op de website en niet de documenten!

Wet digitale overheid

Onze overheid zet in op een inclusieve samenleving in het digitale tijdperk. Dit heeft in 2018 geleid tot het Tijdelijk Besluit Digitale Toegankelijkheid. Voor overheidsinstellingen is de wet in 2022 verplicht geworden. Alle overheidsinstellingen zijn inmiddels druk bezig met het toegankelijk maken van de websites. Doelstelling is om te komen tot een site die voldoet aan de AA-, of AAA-normering. Via het toegankelijkheidsregister van Logius kunt u nakijken welke normering iedere overheidswebsite heeft.

Normering

Logius heeft een invulhulp ontwikkeld (het vinkenlijstje) voor de overheidsinstanties, die als leidraad dient om te komen tot een toegankelijke website. Als een organisatie klaar is, kan deze een audit laten uitvoeren waaruit de toegankelijkheid blijkt. Deze uitkomsten worden aan Logius teruggekoppeld en ook als toegankelijkheidsverklaring op de website geplaatst als PDF document. Wat opvalt is dat veel van deze verklaringen zelf niet toegankelijke PDF zijn.

Waarom nieuwe niet-toegankelijke PDF’s?

In de toegankelijkheidverklaring kan opgenomen worden dat een PDF document is uitgesloten in de normering. Het toegankelijk maken van een bestaande PDF is inderdaad complex. Het vereist kennis en ervaring en is veel te moeilijk voor de meeste gebruikers. Daardoor worden nog iedere dag nieuwe niet-toegankelijke PDF’s gemaakt.

Maar de instroom kan relatief eenvoudig worden gestopt. PDF documenten worden namelijk vaak gemaakt in Word en pas daarna opgeslagen als PDF. En met een add-in zoals WeCo kan in principe iedereen die met Word werkt, zijn of haar document toegankelijk maken en opslaan. De installatie van een add-in is eenvoudig, evenals het gebruik.

We kunnen niet om PDF heen

Iedere dag worden PDF-documenten gemaakt: bijvoorbeeld voor archief doeleinden, WOB-verzoeken en raadsstukken. En het herstellen van de toegankelijkheid van een PDF is complex. Maar door helemaal niets te doen, wordt het probleem alleen maar groter.

Het is ook mogelijk om een eerste stap te zetten. Door te beginnen bij de bron – het Word-document -kan alvast de instroom van niet toegankelijke documenten worden gestopt. Dit levert een belangrijke bijdrage aan uw compliance met de wetgeving digitale toegankelijkheid.

Wij gaan graag met u in gesprek

Digitale toegankelijkheid is onderdeel van onze inclusieve samenleving. We kunnen dit alleen bereiken met een gezamenlijke inspanning. Heeft u vragen of wilt u met ons in gesprek, wij staan u graag te woord. Laat een berichtje achter via ons contactformulier, en wij reageren direct.