Twee digits
Om te besparen op geheugen, werd bij softwareprogramma’s In de 20^ste eeuw ervoor gekozen om 10 januari 1998 als 10-01-98 te noteren. Toen de 21^ste eeuw in aantocht was, leidde deze Millenniumbug tot een grote uitdaging bij veel bedrijven en softwareapplicaties.
Wat ik hiermee wil aangeven is dat ieder bouwwerk net zo stevig is als de fundering waarop deze is gebouwd. En om in de vergelijkingen te blijven, bouwwerken moeten soms ook gerenoveerd worden net als dat met software het geval is.

Standaardisatie
Met de komst van de kantoorautomatisering in de jaren 90, kwam er steeds meer behoefte naar uitwisselingstandaarden, zo ook voor documenten en formulieren. Het Portable Document Format beter bekend als PDF had als voordeel dat een document er altijd hetzelfde uitzag. 
Inmiddels is PDF niet meer weg te denken. Websites, archieven, netwerkshares en harddisks staan vol met pdf-bestanden. Waarbij PDF/X, PDF-A en PDF/UA de meest bekende zijn.
Het grote voordeel van PDF is, dat bestanden door iedere computer, tablet of smartphone te openen is. 

Digitale transitie
Met de digitalisering is ook duidelijk geworden dat mensen met een functionele beperking moeilijk bij de juiste informatie kunnen komen. Om hier iets aan te doen, heeft onze overheid op 1 juli 2018 het tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid aangenomen.  Concreet betekent dit dat alle websites en mobiele applicaties van de overheid moeten voldoen aan de toegankelijkheidseisen zoals zijn vastgelegd in de WCAG2.1.

Met het toegankelijk maken van de websites worden inmiddels grote stappen gemaakt. Hierbij dient wel te worden opgemerkt, dat de downloadbare pdf-bestanden bijna volledig van deze websites zijn verdwenen.  Dit toont dan ook aan, dat hier voor veel organisaties een uitdaging ligt.

Toegankelijk Website
Websites hebben een informerend doel, en verwijzen in veel gevallen naar aanvullende informatie die te vinden is in pdf-documenten. Maar dat betekent dus ook dat deze pdf-documenten toegankelijk dienen te zijn en eveneens te voldoen aan WCAG 2.1 criteria.
Om te zorgen dat een PDF aan de WCAG voldoet dienen de onderliggende codes en metadata in de pdf juist te zijn opgesteld. Als hieraan wordt voldaan kunnen hulpmiddelen zoals screenreaders worden gebruikt.

Interactie
Websites hebben voornamelijk een informatieve functie. Dit betekent dat in veel gevallen aanvullende informatie door medewerkers in Microsoft Word worden geschreven, omgezet naar PDF en gepubliceerd. Op het moment dat organisaties migreren naar een toegankelijke websites vervalt deze interactieve manier van informeren. 

Toegankelijke PDF
Het maken van een toegankelijke PDF heeft te maken met de structuur waarop een PDF is opgebouwd. Gebruikers die ervaring hebben met Adobe zijn in staat om een toegankelijke PDF te maken door het juist toepassen van de leesvolgorde en het toepassen van de WCAG -richtlijnen. Zo eenvoudig als ik het hier nu beschrijf, zo complex is het in werkelijkheid. Uiteraard is training een belangrijke eerste stap om te begrijpen wat het probleem is. Daarnaast helpt het als je ook wat inhoudelijke kennis hebt van Adobe en de WCAG-richtlijnen.

Met name deze laatste twee maken het dat het maken van een toegankelijke PDF moeilijk is.

In basis zijn er drie mogelijkheden:

1. Docgenerator /sjablonen

Veel organisaties werken met standaard tekstblokken. Als je ervoor zorgt dat deze tekstblokken voldoen aan de WCAG beschik je in basis over een toegankelijk document. Door vanuit het proces de variabele data toe te voegen aan deze tekstblokken of sjablonen verkrijg je op een eenvoudige manier een digitaal toegankelijke pdf.  

Hier dient wel aan te worden toegevoegd: Als een gebruiker gaat muteren in het tekstblok bijvoorbeeld door het toevoegen van een hoofdstuk een foto of tabel vervalt de digitale toegankelijkheid van het pdf-document.  De gebruiker dient dan over kennis te beschikken om dit te herstellen.

• Inhuren

Als het aantal nieuw te publiceren pdf-documenten beperkt is, kan de keus gemaakt worden om het Word document op te sturen naar een toegankelijkheid specialist. Na ontvangst zorgt deze ervoor dat uw document in de juiste huisstijl als toegankelijk pdf-document beschikbaar komt.

Hier dient u wel rekening te houden, dat er kosten aan verbonden zijn. Ook kost het enige tijd om de informatie om te zetten naar een toegankelijke PDF. Voor bepaalde informatie zoals publicatie van raadverslagen, openbare bekendmakingen etc. kan dit gelet de snelheid van informeren nadelig uitpakken.

• Gebruik maken van een Wizard

Organisaties ontlenen hun identiteit in de wijze waarop ze communiceren. Tekstblokken dienen als basis maar de toegevoegde waarde zit in de persoonlijke toevoeging. WeCo is een Word-addin waarmee de gebruiker een wizard ter beschikking krijgt om te controleren of het document digitaal toegankelijk is. Bij eventuele fouten helpt deze de gebruiker om het document aan te passen aan de WCAG-richtlijnen.

Hierbij dient u wel rekening te houden dat voor de oplossing gebruiksrechten verschuldigd zijn, echter deze in veel gevallen lager als het uitbesteden. Het is laagdrempelig en na het volgen van een korte instructie zelf uitvoerbaar.

Oude Pdf-documenten
Een belangrijke stap voor het toegankelijk maken van PDF’s is het coderen of taggen van de inhoud. Hoe dit moet gebeuren is beschreven in de WCAG richtlijnen. Deze richtlijnen worden internationaal gezien als de standaard voor digitale toegankelijkheid. Sommige PDF’s zijn eenvoudig, maar voor veel PDF’s is dit een tijdrovende klus.

Binnen OD-Solutions Nederland hebben wij hiervoor een oplossing beschikbaar om dit automatisch te doen. Na conversie zijn uw oude pdf-documenten technisch 100% digitaal toegankelijk. (PAC -Checker) Hierbij dient echter een kanttekening te worden geplaats. Als in het oude document een plaatje, foto of grafiek aanwezig is dient u deze handmatig te valideren. Immers de tool kan niet zien dat de foto een banaan bevat. Dit is dan ook de handmatige actie die overblijft. 

Ik hoop dat ik met deze informatie iets meer duidelijkheid heb kunnen geven over de mogelijkheden van toegankelijke Pdf’s.  Als u nog vragen heeft, dan zijn wij graag bereid deze met u te bespreken.