Wanneer u een tekstdocument ziet, herkent u al in één oogopslag het type document: een factuur, bestelling of klacht. Mogelijk weet u ook meteen welke andere informatie bij dit document hoort, zoals een opdracht of een informatieverzoek. Dit noemen we de context van het document. Zo weet je meteen hoe het document moet worden verwerkt.
Als je veel meer documenten ontvangt of als je in een grotere organisatie werkt, dan is de kans groot dat de lezer niet de juiste context kent. Bijvoorbeeld omdat die context op een andere afdeling bekend is, of sowieso je zelf maar een deel in het proces bent. Die context is dus opgeslagen op een andere plaats in je organisatie. Voorbeelden zijn koopgedrag van de klant die een bestelling stuurt of vergelijkbare problemen bij een klacht.
Met taaltechnologie kun je de ongestructureerde informatie in een document automatisch in de juiste context plaatsen. Het systeem zoekt alle relevante informatie voor je op. Alle denkbare informatie die ergens in de organisatie is opgeslagen wordt hierbij gebruikt. Denk maar aan oude contracten, brieven, etcetera. Het systeem kan zelfs emoties in een brief gebruiken voor het leggen van logische verbanden en context.
Met Taaltechnologie maak je van statische gearchiveerde documenten digitale bruikbare data. Het document management systeem wordt daarmee omgezet in een toegankelijke informatiebron.
Bijkomend voordeel: de groeiende informatieberg is voor veel organisaties een probleem, maar met taaltechnologie niet meer: hoe meer documenten hoe beter: het is de brandstof van relevante (context) informatie die je nodig hebt om elke keer weer de juiste informatie te vinden voor jouw werk. De speld lígt niet ergens in de hooiberg: de speld ís de hooiberg!
