Ik hoor het mijn grootouders nog wel zeggen: “Vroeger was alles beter”. Tuurlijk zijn er legio voorbeelden te bedenken waarbij dit van toepassing is. Maar als we het hebben over het gemak dat automatisering ons heeft gebracht, dan is dit niet echt meer van toepassing. 

Als ik me alleen al richt op de kantoorautomatisering, dan is het leven er de afgelopen 20 jaar enorm op vooruit gegaan. Denk maar aan die vreselijke taak van het archiveren van dossiers. Velen hadden er zo een hekel aan, dat de dossiers werden opgestapeld. We dachten, dat doen we van de week wel.

Of een collega haalde iets uit een dossier. Als je geluk had stopte hij/zij het weer terug. Maar in de meeste gevallen, werd het niet op de juiste plaats opgeborgen. In het slechtste geval werd het vergeten met als resultaat een incompleet dossier.

Ook de vrijheid van interpretatie hoe je het beste iets kon archiveren leidde in veel gevallen tot wat bekend staat als een irritatie-factortje. Als aan dit soort excessen niet snel iets werd gedaan dan kon je helemaal niets meer vinden. Maar gelukkig hadden we de schaduw dossiers. (Hoezo AVG). Er was altijd wel iemand op de afdeling die ervoor waakte dat zijn/haar informatiebehoefte beschikbaar was, en bewaakte dat met zijn leven. 

Natuurlijk was de introductie van kantoorautomatisering niet meteen zaligmakend. Maar het bood perspectief om structuur te brengen in de chaos. Papieren dossiers werden gedigitaliseerd. Door aan de documenten eenduidige kenmerken mee te geven, konden we ze op een centrale plek opslaan. Als gebruiker kon je, als je toegang had, de dossiers bekijken. Kopieën maken was niet meer noodzakelijk, de noodzaak van schaduwdossiers nam af.

Inmiddels is hetgeen ik hier beschrijf voor de huidige generatie niet meer in te denken. Immers alles is digitaal. Als we wat moeten weten, dan googelen we gewoon even, en in heel veel gevallen krijgen we het ook nog eens gevonden.  Maar het gekke is, dat de meeste medewerkers zeeën van tijd kwijt zijn met het zoeken naar informatie. En dan bedoel ik naar informatie gearchiveerd in ons eigen zakelijke archief/domein.

De oorzaak hiervan moet gevonden worden in hoe we iets hebben opgeslagen. Welke index (zoeksleutel) hebben we aan het document of dossier meegegeven. Maar ook omdat we de inhoud van het document niet begrijpen. OD Solutions Nederland BV heeft oplossingen ontwikkeld waarmee wij in staat zijn om de context van de content te begrijpen.

Opnames

Vorige week heeft Titan media opnames gemaakt bij OD Solutions Nederland BV voor het programma Doe Maar Duurzaam in opdracht van RTL-Z.  In deze uitzending leggen wij u uit welke bijdrage taaltechnologie biedt in het kunnen vinden van de noodzakelijke informatie.  

Want als u vindt wat u zoekt, zal de speld van de hooiberg tot het verleden behoren! 

Benieuwd naar de uitzending?  

De tv-uitzendingen van Doe Maar Duurzaam zijn op: 

1. Zaterdag 31 oktober 2020 17:30 uur – 18:00 uur 
2. Zondag 1 november 2020 16:30 uur – 17:00 uur 
3. Maandag 2 november 2020 7:30 uur – 8:00 uur 
4. Woensdag 4 november 2020 10:30 uur – 11:00 uur 
5. Vrijdag 6 november 2020 15:30 uur – 16:00 uur