In de afgelopen jaren ben ik twee keer verhuisd. Na de eerste verhuizing bleef een aantal volle verhuisdozen onaangeroerd staan. ‘Die spullen ruim ik later wel op’, dacht ik toen. Inmiddels woon ik weer ergens anders. Mijn dozen ook. Nog steeds niet uitgepakt. Ik begin me nu af te vragen wat ik ermee zal doen? Uitpakken of laten staan en een volgende keer weer meenemen?

Herkent u deze situatie? Realiseert u zich dat er met meer dan 80%[1] van de data die u in uw organisatie bewaart, hetzelfde gebeurt als met de onuitgepakte verhuisdoos? Dit percentage valt namelijk niet onder de noemer gestructureerde Big Data maar wordt beschouwd als ongestructureerde content. Denk hierbij aan offertes, klachten, technische documentatie of kwaliteitsdocumenten, chats en video. Allemaal data en content die moeilijk te vinden is, opgeslagen in verschillende systemen en waar niemand iets mee doet.

Van alle data is 80 tot 90% opgeslagen in ongestructureerde vorm: Content. Volgens recent onderzoek[2] is relevante content nodig om inzicht te krijgen in processen en die te vertalen naar beslissingen en acties. Helaas is de content die u nodig heeft meestal moeilijk te vinden. Vreemd genoeg veroorzaken de opslag, het beheer en de bewaking van diezelfde Content hoge investeringen. En wat betekent het ontbreken van grip op deze Content voor de compliance van uw organisatie?

Kenniswerkers besteden gemiddeld 25 tot 50% van hun tijd[3] aan het zoeken naar relevante informatie. Wanneer zij niet zeker weten of zij alle content hebben gevonden, kunnen zij nooit met zekerheid stellen dat de gevonden resultaten juist en compleet zijn.

In de industrie is juist deze in content verborgen data van het grootste belang! Beslissingen worden immers genomen op basis van de digitaal beschikbare informatie. Hoe relevanter deze data is voor een specifieke vraag of situatie, hoe gefundeerder een beslissing genomen of een antwoord gegeven kan worden.

Een voorbeeld: bedrijf X realiseert een technische installatie bij bedrijf Y. Tien jaar later zijn er problemen. Bedrijf Y wendt zich tot de supportafdeling van bedrijf X om het probleem op te lossen. Maar bij bedrijf X weet na zo’n lange periode niemand meer hoe de installatie precies in elkaar steekt en of er nog garantie op (bepaalde onderdelen) zit. Hoe vinden zij de juiste documentatie terug?

Of de volgende situatie: bedrijf X wordt gebeld voor een bestelling van een specifieke soort olie. Het bedrijf kan de olie leveren, maar ook informatie inwinnen over de machines waarin deze olie wordt gebruikt en bedrijf X een uitgebreidere aanbieding van olie en aanverwante artikelen en diensten doen. Hoe kunnen zij eenvoudig en snel aan deze informatie komen?

Ook de afdeling Research & Development in de maakindustrie kan voordeel behalen uit slim omgaan met content. Zij kunnen bijvoorbeeld de levenscyclus van onderdelen in kaart brengen en koppelen aan de wettelijke eisen die landen afzonderlijk stellen aan verschillende machines. Deze eisen zijn alleen beschikbaar als ongestructureerde content. Hoe kunnen zij deze vergelijkingen automatiseren?

Anders gezegd, pakt u uw verhuisdoos uit of neemt u hem weer mee?

[1] IBM 2020, Extracting insights from complex, unstructured big data
[2] Gartner 2021, Kasey Panetta en Rita Sallam
[3] IDC 2018, InfoBrief