Weet wat u digitaliseert!

Hoewel we midden in het digitaliseringsproces zitten, blijft het oude vertrouwde document hier nog steeds een sturende rol in spelen. Natuurlijk is de wijze waarop een document tot stand komt veranderd. Handgeschreven brieven, met een type machine getypte brieven of een fax komen bijna niet meer voor. Deze hebben plaatsgemaakt voor PDF-documenten, Word-documenten, e-mails, tekst berichten (whatsapp) etc..

Wat wel is gebleven, is dat het document de start van ieder proces is.  Analoog of digitaal het maakt niet uit.  Bij een analoge brief bepaald de inhoud van de brief de route van het proces. Bij digitale documenten bepaald in veel gevallen de postbus waar het document binnenkomt de route van het proces. 

Het onderwerp, de afdeling, de mailbox waar de desbetreffende brief binnenkomt, bepaald waar het proces start.  Dit betekent in veel gevallen ook, dat de interpretatie van de inhoud van de brief bepaald wordt door de procedure van de desbetreffende afdeling of misschien zelfs door de persoon die de brief in behandeling neemt.

Eigenlijk is dit een zorgwekkende gedachte, zeker als we dit afzetten in het tijdperk waarin digitalisering steeds belangrijker wordt. Dit roept dan ook de vraag op, of alles wat in het document is opgenomen ook op de juiste manier wordt behandeld?  U digitaliseert maar bent u ook daadwerkelijk bekent met wat u digitaliseert? De kans is groot dat u veel informatie onjuist interpreteert, de juiste informatie niet kunt vinden met als gevolg dat u niet compliant bent.

Uiteindelijk geld dat het document de start van ieder proces is, of het proces niet de inhoud van het document bepaald!