Waarom ongestructureerde informatie zo belangrijk is!

Veranderingen beginnen bij jezelf is een vaak gehoorde uitspraak. Dit wil ik dan ook als uitgangspunt nemen om uit te leggen wat wij voor u zouden kunnen betekenen…

Aangezien u dit aan het lezen bent, mag ik ervan uitgaan dat u beschikt over een computer, laptop of iets vergelijkbaars. Of u nu particulier bent, directeur, ICT’er, leraar of wat dan ook. Al velen heb ik de volgende vraag gesteld: ”U heeft in de loop der jaren bestanden opgeslagen op uw computer, maar kunt u nog altijd de informatie vinden die u zoekt?” Vreemd genoeg is het veel gehoorde antwoord “nee”. 

 Als u zich realiseert dat u vaak informatie kwijt bent op uw eigen computer, moet u zich eens voorstellen wat dit betekent voor uw organisatie. Eerlijk is eerlijk, als we dezelfde vraag stellen aan een werknemer, manager of directeur, dan krijgen we hetzelfde antwoord. In deze tijd van de digitalisering is dit in mijn optiek een onwenselijk antwoord.  Dat informatie niet kan worden gevonden kan vervelend zijn maar in het slechtste geval ook nadelige consequenties hebben voor uw organisatie. 

Praten we over gestructureerde informatie, dan kunnen we alles vinden, kunnen we grafieken, dashboardings maken en zelf voorspellingen (predictive analyses) uitvoeren. Geheel anders is dit als we het hebben over ongestructureerde informatie. In mijn ogen enorm vreemd, omdat 80% van onze informatie bestaat uit ongestructureerde informatie. En iedere dag produceren we met ons allen bergen nieuwe ongestructureerde content. Die we vervolgens met alle gemak weer gaan “kwijtbergen”.  

Waar we alles willen beredeneren, en ons de “waarom” vraag stellen, lijkt dit niet te gebeuren bij ongestructureerde content. Toch is het antwoord misschien wel eenvoudiger dan we ons kunnen voorstellen. Want de manier waarop we onze documenten opslaan/archiveren is in de basis nog steeds identiek aan in het analoge tijdperk. Immers, we labelen ons document, in de ICT noemen we dit ook wel indexeren. Op zich zeer efficiënt en logisch als we het volledige document moeten kunnen opvragen.

Een klantnummer, polisnummer, ISBN, postcode plus huisnummer zijn allemaal unieke zoeksleutels. Maar deze zoeksleutels vertellen helemaal niets over wat er in het document staat. Echter, als u de inhoud van een document kent en op deze inhoud kunt zoeken, kunt u hier ook uw processen op aanpassen. Laat ik dit uitleggen aan de hand van de volgende zin: 

Mijnheer Staal werkt bij Staalbedrijf Staal. Het woord Staal heeft in deze zin 3 verschillende betekenissen: Een naam , bedrijfsnaam en een metaal. Met andere woorden als we weten wie wie is, en wat wat is, krijgen we toegang tot de gewenste informatie die anders verborgen blijft. Door ongestructureerde informatie met gestructureerde informatie te combineren kunnen we spreken over “Next Level Automatisering”. 

Deze Next Level Automatisering hebben wij inmiddels voor een paar onderdelen gestandaardiseerd. Denk hierbij aan: 

• Indexeren van al uw documenten waardoor u kunt zoeken op de inhoud (inclusief niet doorzoekbare PDF-documenten) 

• Digitale toegankelijkheid, het creëren van een toegankelijk pdf-document. Maar ook met terugwerkende kracht al uw reeds gearchiveerde PDF-documenten toegankelijk maken. 

• Het maskeren of anonimiseren van uw documenten.