Heeft capturing nog toekomst?
Samenvatting
Met het woord scannen weet iedereen wat we bedoelen, maar scannen is slechts een processtap. Het uiteindelijke doel is om gestructureerde en ongestructureerde informatie (documenten) onderdeel te laten worden en zijn van onze bedrijfsprocessen. Het vreemde is, dat het grootste deel van de organisaties nog steeds vasthoud aan de aloude scan oplossingen gebaseerd op gestructureerde- en semi gestructureerde informatie. Maar we hebben te maken met een groeiende toename van ongestructureerde informatie. Willen we grip krijgen op het beheersbaar houden van ongestructureerde documenten en informatie, zullen we hierop moeten acteren!
Soms is iets zo gebruikelijk dat we het unieke er niet meer van zien. Een voorbeeld hierin is het capture-proces. Velen van ons zijn bekend met het scannen van facturen en formulieren. Maar met de digitalisering vindt er een steeds grotere verschuiving plaats naar ongestructureerde documenten en dus ook naar ongestructureerde informatie.
Bestaande capture-applicaties hebben al een verregaande integratie met de interne applicaties en zouden logischerwijs gebruikt moeten worden voor deze ongestructureerde documenten. Toch zie je een verschuiving in het IT-landschap naar aanvullende tools. Dit is jammer, omdat het capture-proces aanzienlijke bijdragen kan leveren. Maar hoe bereik je dat?
Automatisering van gegevensinvoer
Iedere Capture-applicatie maakt gebruikt van optische tekenherkenning (OCR) om gegevens uit een document te halen. Door de context van de volledige content te begrijpen, is de applicatie in staat om vast te stellen over wat voor soort document het gaat en kunnen gegevens automatisch worden geëxtraheerd. Hierdoor wordt handmatige gegevenscontrole- en invoer geëlimineerd, waardoor de nauwkeurigheid wordt verhoogd en de kans op fouten vermindert.
Snelle gegevensverwerking
Door het capture-proces te integreren in de workflow-applicaties kunnen gegevens snel worden verwerkt. Documenten en informatie kunnen direct worden vastgelegd, geanalyseerd en gedistribueerd, waardoor de doorlooptijd van processen wordt verkort.
Efficiëntieverbetering
Met een geautomatiseerd capture-proces kunnen bedrijven de efficiëntie van hun workflow-applicaties verbeteren. Door het toepassen van OCR kunnen documenten automatisch voorzien worden van indexen en biedt de OCR laag de basis voor taaltechnologie. Hierdoor wordt het proces van opslaan en het contextueel zoeken en vinden vele malen eenvoudiger. Dit vermindert de tijd die wordt besteed aan het zoeken naar informatie en maakt het gemakkelijker om taken uit te voeren.
Nauwkeurigheidsverbetering
Handmatige gegevensinvoer brengt het risico van menselijke fouten met zich mee, zoals typefouten of het overslaan van gegevens. Het capture-proces maakt gebruik van geavanceerde technologieën om gegevens op een consistente en nauwkeurige manier vast te leggen. Met name handschriftherkenning blijft in ontwikkeling en dient regelmatig geüpdatet te worden.
Gegevensintegratie
Door het automatisch classificeren kunnen documenten met verschillende processen worden gekoppeld. Workflow-applicaties stelt organisaties in staat om gegevens van meerdere kanalen en formaten te verzamelen en te gebruiken, waardoor een holistisch beeld ontstaat en processen efficiënter worden.
Geautomatiseerde besluitvorming
Door het capture-proces te combineren met andere technologieën, zoals taaltechnologie, machine learning en kunstmatige intelligentie, kunnen workflow-applicaties geautomatiseerde besluitvorming mogelijk maken. Op basis van de vastgelegde gegevens kunnen intelligente systemen beslissingen nemen en acties ondernemen, waardoor het proces verder wordt gestroomlijnd.
Met de verdergaande digitalisering zal de noodzaak om het capture proces te optimaliseren verder gaan toenemen. Dit betekent automatisch dat capturing nog steeds toekomst heeft, mits de nieuwe technieken worden omarmt en binnen het capture-proces worden ingezet.
Dit biedt tevens de mogelijkheid om de huidige digitale archieven anders te gaan vormgeven.
