Meer dan 80% van alle data in een organisatie is opgeslagen in ongestructureerde vorm[1] zoals een offerte, klacht, chat of video. Deze informatie wordt vaak zonder centrale regie gemaakt en opgeslagen. Zij bevindt zich verspreid over de organisatie in verschillende bronnen en is vaak moeilijk vindbaar.

Structuur

Gegevens in databases, ERP, CRM maar ook in formulieren en facturen zijn in hoge mate gestructureerd. Gegevens worden opgeslagen in aanwijsbare systemen en kunnen (mits men hiertoe de rechten heeft) worden opgezocht. Dat geldt niet voor Content, waarvoor duizenden applicaties bestaan en die is geschreven, gesproken of getoond in een bepaalde context. Denkt u maar aan uw offertes, service en support contracten, onderhoudsgeschiedenis, email, audio en video.

Het begrip “ongestructureerd” is een beetje verwarrend: de inhoud van een document, audio of video kan uiteraard bijzonder goed gestructureerd zijn. Maar al die verschillende content kan niet op dezelfde wijze worden gedigitaliseerd en georganiseerd.

Beveiliging

Daar komt bij dat Content gemakkelijk en zonder centrale regie kan worden gemaakt, opgeslagen, aangepast, gedeeld of verwijderd, zowel binnen als buiten de organisatie. Voor iedere medewerker of klant is het moeilijk om de juiste informatie te vinden tussen al die content, als men überhaupt al weet dat deze bestaat!

Het vinden van de juiste informatie is voor 58% van de kenniswerkers een probleem om remote te kunnen werken[2]. Wanneer remote wordt gewerkt is het noodzakelijk om specifieke informatie voor je werk makkelijk te kunnen vinden. Bovendien wil je natuurlijk ook met zekerheid kunnen zeggen dat het gevonden resultaat de juiste versie is en dat de informatie compleet is.

Voor industriële bedrijven die zich richten op Industrie 4.0 of “smart industry” is accuratesse en snelheid van informatie inmiddels een kritische succesfactor. Bedrijfsprocessen worden verder geïntegreerd en verlopen sneller. Doorlooptijden en ontwikkeltijden worden korter en daarmee ook de responsetijden. Daarom moeten medewerkers kunnen vertrouwen op de aangeboden informatie. Die mag niet onzeker, onjuist of onvolledig zijn. Dit geldt nog meer voor geautomatiseerde processen dan voor medewerkers. Een mens kan twijfelachtige informatie immers nog relativeren.

Verkoop, Support en R&D zijn voorbeelden van primaire bedrijfsprocessen die afhankelijk zijn van de kwaliteit en de snelheid van informatie. Helaas, hoe meer informatie, des te meer bronnen, versies en auteurs en des te onzekerder het resultaat van een zoekopdracht. Een van de redenen is dat niet alle content in één systeem is opgeslagen. En de integratie van alle archieven en databases in één omvattend ECM is praktisch niet haalbaar. Het indexeren van alle content lijkt een betere en haalbare oplossing.

75% van de organisaties heeft in 2023 een roadmap voor de digitale transformatie[3]. Primaire processen, klantcontacten, procesindustrie en discrete industrie worden nog verder geautomatiseerd (hyperautomation)[4].

Kun je succesvol transformeren als 80% van de informatie in je bedrijf en de bijbehorende context ongestructureerd is opgeslagen? Mensen zijn geneigd meer en meer te vertrouwen op de informatie die ze kunnen vinden. En als processen sneller verlopen, zullen ze daartoe nog meer geneigd zijn. Hoe zorg je dan dat zij gemakkelijk toegang hebben tot de benodigde informatie voor hun dagelijkse werk. Voor een succesvolle transformatie van business en ICT is de juistheid en volledigheid van documenten en andere content cruciaal.