Forse versnelling bij de verwerking van WOO aanvragen
Samenvatting
Het aanleveren van de benodigde informatie voor een WOO-verzoek is zeer tijdrovend. Immers het vinden van de relevante informatie kost tijd. Zo zijn steekwoorden om te zoeken niet voldoende om bij de juiste informatie te komen.Daarnaast dient de opgeleverde informatie herleidbaar en betrouwbaar te zijn.
De AI engine verwerkt de informatie op een manier die niet controleerbaar is, met als gevolg dat de uitkomst niet is te herleiden en we ook niet weten of de uitkomst volledig en betrouwbaar is. Taaltechnologie biedt hiervoor de helpende hand.
Inleiding
Dankzij de Wet Open Overheid kunnen burgers informatie opvragen bij de overheid. Dankzij de WOO wordt de overheid transparanter voor de burgers. De WOO is kortgeleden ingegaan en op basis van de eerste ervaringen is er ruimte voor verbetering. Het behandelen van een aanvraag duurt namelijk te lang,167 dagen in plaats van de beoogde 4 weken. Een belangrijke oorzaak is de tijd die nodig is om de juiste informatie te verzamelen. Zoeken en vinden van documenten gebeurt tot op heden op de bekende manier met zoekwoorden en metadata. Daardoor wordt veel relevante informatie niet meteen gevonden, terwijl veel informatie die wel wordt gevonden, niet van toepassing is. Dat kan worden opgelost met Taaltechnologie. Het opzoeken van informatie kan hiermee worden verkort tot minuten. Daarmee kan worden voldaan aan de wettelijke maximumbehandeltijd.
Let wel: we hebben het hier NIET over Chatgpt: het is inmiddels algemeen bekend dat deze tool belangrijke eigenschappen mist voor het vinden van specifieke en actuele informatie. Lees ook onze blog van 30 maart met de titel ”kun je vertrouwen op AI?”.
1. Herleidbare, aantoonbare resultaten
Bij contextueel zoeken houd je rekening met de context van de informatie, dat wil zeggen de situatie, achtergrond of omstandigheden van de zoekvraag. Contextueel zoeken en vinden is niet vergelijkbaar met de traditionele manier van zoeken, zoals met Google, Finder of de Windows verkenner. Voor contextueel zoeken gebruiken we machine learning en de normale grammaticale regels van onze normale lees- en spreektaal. Het zoekresultaat is relevante informatie, inclusief een toelichting waarom deze informatie relevant is. De resultaten zijn dus volledig herleidbaar, in tegenstelling tot de statistische resultaten uit de black-box van “gewone” AI. Daarmee is het mogelijk om volledig te verantwoorden welke informatie wel of niet met de burger is gedeeld.
2. Schieten met hagel of met scherp?
Traditioneel zoeken we documenten handmatig op met behulp van steekwoorden. Maar dat is als schieten met hagel. Met contextueel zoeken beschrijft u wat u zoekt. De onderliggende taaltechnologie doorzoekt uw dossiers en archief snel en nauwkeurig. Het resultaat is een lijst met relevante documenten.
3. Efficiëntere beoordeling en besluitvorming
Het gebruik van contextueel zoeken en vinden bij de verwerking van WOO-aanvragen verkort de doorlooptijd van de behandeling. Door snel relevante documenten te identificeren kunnen ambtenaren zich richten op het analyseren van de inhoud en het nemen van weloverwogen beslissingen over welke informatie openbaar moet worden gemaakt. Dit resulteert in een snelle behandeling van de aanvragen en meer transparantie.
Conclusie
Contextueel zoeken en vinden biedt aanzienlijke voordelen. Met taaltechnologie kunt u documenten vinden die behoren bij de context en betekenis van de vraag van de burger. Relevante documenten worden sneller geïdentificeerd, georganiseerd en geanalyseerd.
Dankzij contextueel zoeken en vinden kunnen WOO aanvragen worden behandeld binnen de wettelijke tijd van 4 weken, wat bijdraagt aan het vertrouwen tussen burger en overheid.
